啤酒企业物资采购管理探讨

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华夏酒报·中国酒业新闻网  作者：王志华  编辑：张怡  时间：2008-4-30 6:27:27   
    　啤酒企业加强物资采购管理，保证采购的物资质量满足规格要求，最大限度地降低采购成本，是企业管理的重要环节。现就啤酒企业采购职责分工、采购物资分类、采购计划编制、采购信息收集、采购实施方式、物资进厂验收、供方评价、采购监督各个环节进行阐述，与同行交流。

    　一、采购职责分工

    　科学的采购分工是啤酒企业实现采购规范有序、流程清晰的基础。

　　啤酒企业首先要成立物资管理委员会，全面负责物资采购管理，对物资采购有争议的事项进行裁定。

    　其次，物资管理委员会下设竞价议标小组，具体组织实施竞价议标，并对竞价议标结果的执行情况进行检查，按期向物资管理委员会汇报。

    　第三，明确各相关部门的采购职责，啤酒企业采购部门负责物资采购管理。

    　二、采购计划编制

    　啤酒企业编制采购计划，一方面要满足供应，确保正常的生产需要；另一方面，要压缩（文章来源：华夏酒报·中国酒业新闻网）库存物资，保持合适的物资储备，减少资金占用，提高资金使用效率。

    　啤酒企业可根据生产销售情况、物资库存情况、物资市场行情等多种因素编制采购计划。主要有以下四种方式：

    　1.月度采购计划。啤酒企业根据产品销售情况制订月度各品种销售计划，根据月度各品种销量计划制订月度生产计划，根据月度生产计划制订月度物资需求计划，然后再根据物资需求计划、库存物资数量等编制月度采购计划。

    　2.外包装物采购计划。纸箱、标、瓶盖、锡纸、新瓶等外包装物受市场竞争的影响，很容易造成库存物资积压现象。因此，啤酒企业要严格控制外包装物采购数量，并实行外包装物采购计划责任考核制度。如果外包装物在到货后的一定期限内，没有合适原因而未使用完，应进行考核扣分，以增强计划部门的责任意识。公司如开发新产品，须经物资管理委员会论证，经批准后，方可编制采购计划。

    　3.常用物资采购计划。塑膜、洗瓶剂、火碱、大米等根据生产用量与库存量，由使用部门提前十天编制采购计划。  

    　4.临时加急采购计划。因生产销售的需要，急需采购的物资，经分管采购领导批准，可追加临时采购计划。

三、采购信息收集

    　为拓宽采购渠道，增强采购谈判能力，啤酒企业要收集物资市场行情和制订采购标准、核算采购“底价”等。

    　1.收集物资市场行情。啤酒企业可充分利用互联网、电子信箱等现代化通讯手段，及时获得国内外各地区同行业物资的价格信息资料，并将其整理、存档，随时掌握采购物资市场行情；也可查阅相关报刊，收集物资价格信息；或通过电话、电传、信函等多种形式，结合现场实地考察和调研，对可选择的供方产品质量、企业资质、信誉、供应能力、售后服务和产品价格等进行调查，建立供方及价格信息档案，以便及时掌握市场价格波动情况，为控制采购成本，择优选定合格供方提供真实、可靠的依据。

    　2.制订采购标准。啤酒企业要详细制订物资采购内控标准，内容包括：名称、产品标准及编号、规格型号、等级、类别、检验规则、技术要求、质量控制类别等。若采用供方标准，应向供方索要质量标准。

    　3.核算采购“底价”。啤酒企业对采购的物资，需采用“倒逼成本法”核算出原料进厂价格，再依据物资到厂情况、运输方式，测算出运杂费等，最后算出采购物资“底价”，据以确定最佳方案。

    　四、采购实施

    　啤酒企业消耗的物资品种繁多，消耗量差别很大，可实施以下四种采购方式：

    　1.竞价议标方式。在买方市场情况下，啤酒企业的商标、纸箱、锡纸、大米、大麦、麦芽、啤酒瓶、瓶盖、设备及备品备件、基建工程、劳动保护用品等，可实施集中批量采购，通过竞价议标方式，确定供方。

    　此外，硅藻土、纸板、洗瓶剂、热塑膜、啤酒花等，需试用后，再组织竞价议标。凡需试用的物资，由啤酒企业采购部门负责联系供方，原则上试用的供方不得少于4家，特殊情况达不（文章来源：华夏酒报·中国酒业新闻网）到要求数量的，需报竞价议标小组决定；样品在有关部门试用完毕，形成试验报告，会签后交竞价议标小组。

    　2.定点采购方式。对小批量一次性购买较少的产品，由竞标小组对供方的质量管理能力进行评定，确认合格供方，定点采购。啤酒企业中的五金交电、日用杂品、化学试剂、计量器具、仪表等，需比价后，实行定点采购。

    　3.比价采购方式。对不能实行“竞价议标”采购和比价定点采购的产品，实行比价采购。

    　4.集团采购方式。随着我国啤酒行业向集团化、规模化发展，啤酒集团可对旗下的啤酒厂实施大宗物资统一集中招标采购。集中招标采购具备各啤酒厂单独采购无法比拟的优势，批量大，可降低采购成本，也使啤酒集团与规模相当、信誉可靠的供应商往来，供需双方均受益。

    　五、物资验收

    　采购计划或采购合同批准后，啤酒企业应掌握采购节奏，按质、按量保证生产的顺利进行。有特殊要求的物资，采购部门应会同有关部门共同采购。

    　物资进厂后，啤酒企业根据采购计划及收料检验标准，检查外购物资的质量及规格型号、数量、价格，确认无误后，办理入库手续，及时登记入账。

    　当啤酒企业需要在供方货源处对所采购的物资进行验证时，应在采购合同中规定验证的时间及产品进厂放行的方法，将验证检验单纳入合格供方档案。对验证中发现的不合格品，啤酒企业要及时作出处置决定。采购物资在进货或使用过程中发现问题由采购部门组织相关部门沟通，并对供方提出整改要求。

    　对竞标的物资，在供方供货期间发生的争议由竞价议标小组裁定，未经竞价议标小组同意，不得调整中标供方及价格或吸收新的供方。如果供方达不到供货要求，竞标的押金不予退还，并按合同追究违约责任。

六、供方评价管理

    　确定供方后，啤酒企业还要对供方产品质量、信誉、供应能力、售后服务和产品价格等进行跟踪调查，加强对供方的评价，延伸对供方的管理。

    　1.采购物资分类

    　根据采购物资对产品质量的影响程度，可将物资分为A、B、C三类。

    　A类物资：直接影响啤酒内在质量的产品，包括麦芽、酒花、大米、大麦等。

    　B类物资：间接影响啤酒内在质量的产品，如瓶、瓶盖、甲醛、石膏、盐酸、淀粉酶、糖化酶、硅藻土、酶清、亚硫酸氢纳等。

    　C类物资：对啤酒质量起辅助作用和保证正常生产运行所需的物资，如扎绳、商标、纸箱、纸板、火碱、漂白粉、石膏、洗瓶剂、酒精、液氨、机电产品、交电产品、五金、土产杂品、润滑油脂、设备专用备件、进口备件、标准件、计量器具、仪表等。

    　2.供方评价

    　啤酒企业竞标小组对A类物资每月进行一次全面评价。各部门每月对B类、C类物资异常及时汇总反馈给竞标小组，纳入对供方的重新评定。

    　3.供方重新评定

    　啤酒企业每半年对A类、B类、C类物资的供方进行一次重新评定，评定依据为评定细则（附后），按评定细则对A、B、C三类物资分别划分为A级、B级、C级。

    　A级：90—100分；B级：80—89分（文章来源：华夏酒报·中国酒业新闻网）；C级：70—79分。

    　A类物资：在进货和使用过程中发现质量问题，被判为C级或连续两次被判为B级，可直接淘汰。

    　B类物资：连续两次被判为C级以下或连续三次被判为C级，可直接淘汰。

    　C类物资：连续三次被判为C级以下或连续四次被判为C级，可直接淘汰。

    　七、采购监督

    　啤酒企业从采购计划制订开始，到物资进厂验收，每个环节都要进行监督。因此，啤酒企业要积极实施厂务公开，通过厂务公开栏、职代会、内部局域网、内部报刊等形式，对物资采购的有关情况及时进行公开，听取职工群众的意见，对职工群众的反馈意见采纳整改。 要加强审计监督，重点审计采购合同、采购计划、采购价格、质量验收和结算付款等，对计划的审计主要是保证计划的准确性，对价格的审计主要看是否按相关规定进行了招（议）标采购，价格是否合理；对合同的审计主要是评审其合法性和公平性；对付款审计主要看是否按规定支付货款，从而使啤酒企业采购规范化、程序化、制度化，营造确保企业利益不受损的坚实防护墙。   

    　啤酒企业在买方市场有充分的选择余地，在保证质量的前提下，采购成本的降低也就理所当然地成了企业降低成本的主要手段。因此，采购是企业管理中“最有价值”的部分，啤酒企业要根据自身的具体情况，把采购工作做好，创造出最大的效益。